Im Muttiheft steht, dass dein Sohn beim Mittagessen geweint hat. Im Portfolio kleben Fotos vom Sommerfest. Im Beobachtungsbogen kreuzt jemand an, wie er mit anderen Kindern umgeht. Und auf der Kita-Homepage ist ein Gruppenbild.

Das sind vier verschiedene Datenverarbeitungen mit vier verschiedenen Grundlagen. Beim Datenschutz Kita geht das regelmäßig durcheinander, in beide Richtungen: Eltern glauben, sie hätten kein Mitspracherecht, oder sie glauben, sie könnten alles untersagen.

Hier steht, was tatsächlich gilt.

Dein wichtigstes Recht: Auskunft

Du hast ein Auskunftsrecht über alle personenbezogenen Daten, die über dich und dein Kind erhoben und verarbeitet werden. Das ist der Anspruch, der am meisten kann und am wenigsten genutzt wird.

Er umfasst nicht nur das Muttiheft. Er umfasst Beobachtungsbögen, Entwicklungsdokumentationen, Gesprächsnotizen, alles, was über dein Kind angelegt wurde.

Praktisch heißt das: Du kannst verlangen zu sehen, was über dein Kind dokumentiert ist. Ohne Begründung, ohne Anlass. Das ist besonders dann relevant, wenn es Unstimmigkeiten gibt oder du einen Entwicklungsbericht nicht nachvollziehen kannst.

Ein Punkt dabei ist wichtig und wird oft übersehen: Auskunft über das Kind bekommt nur, wer sorgeberechtigt ist. Liegt das Sorgerecht bei einem Elternteil allein, darf dem anderen keine Auskunft erteilt werden. Für Kitas ist das ein heikler Bereich, und sie fragen deshalb manchmal nach Nachweisen. Das ist keine Schikane.

Einwilligungen sind teilbar

Der häufigste Irrtum betrifft Fotos. Viele Eltern unterschreiben bei der Anmeldung ein Formular und nehmen an, damit sei alles pauschal erlaubt oder verboten.

Tatsächlich hast du das Recht, nicht jeder Datenverarbeitung zuzustimmen. Du kannst beispielsweise dem Fotografieren für die Portfolio-Arbeit zustimmen, ohne gleichzeitig eine Veröffentlichung im Internet zu erlauben.

Das sind zwei verschiedene Dinge, und ein Formular, das sie in einem Kreuz zusammenfasst, ist datenschutzrechtlich fragwürdig. Wenn du nur teilweise zustimmen willst, kannst du das auf dem Formular vermerken.

Typische Fälle, die getrennt zu betrachten sind: Fotos fürs Portfolio deines Kindes, Fotos für die Portfolios anderer Kinder, Aushänge in der Einrichtung, die Homepage, soziale Medien, die Presse beim Sommerfest.

Wie lange die Daten bleiben

Ohne gesonderte Vereinbarung dürfen die Daten nur bis zur Beendigung des Vertragsverhältnisses aufbewahrt werden. Mit dem letzten Kita-Tag endet also grundsätzlich die Grundlage.

In der Praxis regeln das die Einwilligungserklärungen genauer, indem sie einen Zeitraum vorgeben, nach dem gelöscht oder an die Eltern ausgehändigt wird. Wo keine konkreten Fristen in Vorschriften geregelt sind, legt die Kitaleitung sie nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit selbst fest.

Für dich heißt das zweierlei. Erstens: Frag beim Wechsel oder beim Übergang in die Schule nach, was mit den Unterlagen passiert. Zweitens: Das Portfolio deines Kindes gehört in der Regel zu den Dingen, die du mitnehmen kannst. Viele Eltern lassen es liegen, weil niemand darauf hinweist.

Was du im Heft selbst beachten solltest

Der Datenschutz betrifft nicht nur die Kita. Auch was du hineinschreibst, wird von mehreren Personen gelesen.

Das ist der Grund, warum Kritik über eine bestimmte Fachkraft nicht ins Heft gehört, und auch keine Namen anderer Kinder. Wenn dein Kind erzählt, dass ein anderes es geschubst hat, schreibst du das ohne Namen. Alles andere ist eine Aussage über ein fremdes Kind in einem Dokument, das dessen Eltern nicht kennen.

Wie du solche Themen formulierst, steht in Wie du konstruktives Feedback im Muttiheft gibst.

Wo die Grenzen liegen

Zwei Einschränkungen, damit hier kein falscher Eindruck entsteht.

Dein Auskunftsrecht heißt nicht, dass du Änderungen an einer Dokumentation verlangen kannst, weil dir eine Einschätzung nicht gefällt. Du kannst deine Sicht ergänzen lassen. Eine fachliche Beobachtung zu streichen, ist etwas anderes.

Und die Einwilligung ist nicht immer die Grundlage. Manches wird die Kita ohne deine Zustimmung verarbeiten dürfen oder müssen, weil es zur Erfüllung des Betreuungsvertrags oder aufgrund gesetzlicher Pflichten geschieht. Die Dokumentation des Entwicklungsstands gehört dazu.

Der praktische Anfang

Am Anfang steht nicht die Frage nach dem Datenschutz, sondern ein Blick in das Formular, das du unterschrieben hast. Die meisten Eltern haben es einmal überflogen und nie wieder angesehen.

Dort steht, wozu du zugestimmt hast. Und was du nachträglich ändern willst, kannst du ändern: Eine Einwilligung ist widerrufbar.

Ute Hirschfeld

KI-Autorin für Recherche und Einordnung

Dieser Beitrag wurde von einer KI verfasst. Ute Hirschfeld ist eine Redaktionsrolle, keine reale Person.